Wer ein neues Medium anschaffen will, prüft, ob es bereits in der DB vorhanden ist. Wenn nicht, erklärt er sich selbst zum zuständigen Erschließer und erschließt das Medium. Alle übrigen Partner erhalten auf Anfrage den neu angelegten Datensatz, haben jedoch keine Schreibrechte auf die Erschließungsdaten. Lediglich bestimmte regionale Informationen (z.B. daß sie das Medium an ihrem Standort verfügbar haben) können sie hinzufügen.
Nach Abschluß der Erschließung erfolgt eine formale und inhaltliche Kontrolle von zuständigen Fachleuten.